Корпоративные выездные мероприятия традиционно считаются самыми эффективными по силе воздействия на участников. Почему? Причина - в сочетании сразу нескольких факторов. Прежде всего, это развлекательная составляющая - люди отправляются в путешествие, а кто же не любит путешествовать (тем более, когда затраты взял на себя кто-то другой?:) Этот элемент новизны, приключения - очень важный эмоциональный компонент корпоративной поездки, который кардинально отличает ее от обычного мероприятия. Отправляясь в поездку, участники знают, что посетят достопримечательности, узнают много нового - согласитесь, это заранее стимулирует и вдохновляет! Но тот, кто проводит выездное мероприятие исключительно ради развлечения, совершает ошибку. Гораздо более эффективно сочетать в одной поездке несколько аспектов. Вот почему мы рекомендуем включать в программу деловое или обучающее мероприятие- в первом случае это может быть конференция, стратегическая сессия или переговоры, а во втором - семинар или тренинг. Кроме того, существует еще одна составляющая - командообразующая. Она присутствует косвенно уже в силу самого факта совместной поездки группы людей, которые связаны чем-то общим. А чтобы усилить этот фактор тимбилдинга, существует множество способов, но самый эффектный из них - это проведение квеста  в ходе поездки.

Таким образом, компания-организатор решает сразу несколько задач, а не только развлекает участников поездки (к слову, ими могут быть партнеры, клиенты или сотрудники).

Итак, с чего же начать подготовку к корпоративной поездке?

Прежде всего, определитесь с количеством  и составом участников - это сильно влияет на бюджет мероприятия и другие составляющие. Например,  какой автобус заказывать  - на 36 мест или на 54? Сколько номеров (и каких) заказать в отеле? В какую сумму обойдется питание? Хватит ли одного гида, или лучше разбить участников на 2 группы, каждую из которых будет сопровождать отдельный гид?

Говоря о составе участников, мы советуем сразу четко представить себе "портрет" аудитории - кто эти люди (или хотя бы большинство группы)  - возраст, социальный статус, соотношение мужчины/женщины, являются ли участники работниками одного предприятия или разных, откуда они приехали - из одного города или из разных уголков Украины? И т.д. Это очень поможет во многих вопросах - от разработки маршрута   до возможности совместного поселения и программы гала-ужина. 

Когда определились с участниками, переходим к следующему шагу - разработка маршрута и программы. Это очень ответственный, кропотливый, но интересный и творческий этап. На самом деле, у агентства конечно же есть готовые маршруты, но даже в этом случае мы стараемся адаптировать их под конкретную компанию и аудиторию. Нередко бывает, что маршрут изменяется в силу пожеланий клиента, а что касается программы -то она практически всегда отличается от любой предыдущей и разрабатывается индивидуально.

Для определения маршрута - нужно утвердить населенные пункты и достопримечательности, которые планируется посетить и выстроить их в наиболее логичной  и удобной хронологии. 

Маленький секрет, который поможет сделать поездку увлекательной с первого часа:  запланируйте конкурсы "по дороге" (в автобусе или поезде) а еще лучше - включите в программу квест, который начинается сразу после выезда группы в путешествие и длится на протяжении всей поездки, включая различные "задания", соревнования. Подчет баллов происходит в конце поездки и команда победителей получает призы. Обычно группа воспринимает квест с восторгом и взрослые люди увлекаясь, играют и искренне радуются! 

Еще один маленький секрет - планируйте посещение достопримечательностей уже по дороге "туда", а не только по прибытию или на обратном пути. Это позволит вовлечь аудиторию  и  сделать программу гораздо более насыщенной.

На что нужно обратить внимание при разработке программы - так это на четкий тайминг каждого дня. Надо высчитать время каждого переезда от пункта к пункту, кроме того, предусмотреть время на обед, туалет, расселение и т.д. и тп.  Время в пути высчитывается так - берем расстояние от пункта А до пункта В и делим на скорость движения автобуса (это в среднем 70 км/в час). Плюс добавляем время пребывания на объектах (это обычно время длительности экскурсии + минимум полчаса). На обед хорошо отводить  1-1,5 часа, правда, иногда график заставляет сжимать это время.

Помните, что хорошо продуманная и спланированная (в том числе во времени) программа - это половина успеха всей поездки.

Руслана Плис, Account Director Publicity Creating/консультант ивент агентсва ProEvents.